La présente politique explique comment le Waterloo Ducks Hockey Club ASBL (« Waterloo Ducks » ou

« le Club ») collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des membres, joueurs,

parents et représentants légaux, bénévoles, arbitres, encadrants, collaborateurs, partenaires,

participants aux activités et visiteurs du site www.mywadu.be.

Elle s’inscrit dans le cadre du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et de la législation belge applicable

en matière de protection des données.

Selon votre relation avec le Club, le Waterloo Ducks peut notamment traiter : nom et prénom ; adresse

postale et adresses e-mail ; date et lieu de naissance ; sexe lorsque cette information est nécessaire à

l’inscription dans une catégorie sportive ou à une activité ; langue et nationalité ; coordonnées des

parents ou représentants légaux ; téléphone et GSM ; équipe, catégorie d’âge et club d’appartenance ;

informations liées à une demande d’affiliation ; taille vestimentaire pour certaines activités ou

distributions ; données de connexion aux outils numériques du Club ; photographies et vidéos ; ainsi que

les informations administratives nécessaires à la gestion des cotisations, inscriptions, stages,

événements et activités sportives.

Dans certaines situations liées à la pratique sportive ou à la sécurité des participants, le Club peut

également devoir traiter des informations de santé ou des contre-indications médicales communiquées

par la personne concernée ou son représentant légal. Ces données font l’objet d’une protection

renforcée et ne doivent être accessibles qu’aux personnes qui en ont réellement besoin.

Le Waterloo Ducks accueille de nombreux enfants et adolescents. Le Club accorde dès lors une

attention particulière à la protection de leurs données.

Les données des mineurs sont traitées dans la mesure nécessaire à leur affiliation, à leur participation

aux entraînements, matchs, compétitions, stages et événements, à leur sécurité et à la communication

avec leurs parents ou représentants légaux.

Le Waterloo Ducks traite les données personnelles notamment pour créer et gérer les profils de

membres ; gérer les affiliations, cotisations et inscriptions ; rattacher les joueurs à leur équipe et à leur

catégorie ; organiser les entraînements, rencontres, championnats, stages, tournois et événements ;

communiquer les informations utiles à la vie du Club ; assurer la gestion administrative et financière ;

répondre aux demandes reçues via le site ou les adresses du Club ; gérer les procédures sportives ou

disciplinaires lorsque cela est nécessaire ; assurer la sécurité des participants ; et promouvoir les

activités du Club, notamment au moyen de contenus photographiques ou audiovisuels dans les

conditions prévues par la réglementation.

Selon le traitement concerné, le Waterloo Ducks s’appuie notamment sur l’exécution de la relation avec

ses membres ou participants, le respect d’obligations légales, l’intérêt légitime du Club à organiser ses

activités sportives et associatives, ou le consentement lorsque celui-ci est requis.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment sans remettre

en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Des photographies ou vidéos peuvent être réalisées lors des matchs, entraînements, stages, tournois et

événements du Waterloo Ducks ou auxquels ses équipes participent.

Lorsque le consentement est requis, notamment pour certaines utilisations d’images permettant

d’identifier une personne, le Club veille à recueillir ce consentement préalablement. Toute question ou

demande relative à l’utilisation d’une image peut être adressée à privacy@wadu.be.

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leur

fonction ou mission au sein du Club.

Lorsque cela est nécessaire, elles peuvent également être communiquées à des prestataires ou à

d’autres responsables de traitement, notamment Twizzit, les fédérations et instances sportives

compétentes, les prestataires techniques du site et des outils numériques du Club, dont Odoo, ainsi

qu’aux autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

Le Waterloo Ducks ne vend pas les données personnelles de ses membres ou visiteurs.

Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles

elles ont été collectées, notamment pendant la durée de l’affiliation ou de la relation avec le Club, puis

pendant les périodes nécessaires au respect des obligations légales, à la bonne administration des

dossiers ou à la défense des droits du Club.

Lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, les données sont supprimées ou anonymisées dans la mesure du

possible.

Le Waterloo Ducks met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques raisonnables afin de

protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou

l’utilisation abusive. Les accès aux données sont limités en fonction des besoins et responsabilités.

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données personnelles,

leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous opposer à certains traitements ou

demander la portabilité de vos données. Vous pouvez également retirer un consentement

précédemment donné.

Pour exercer vos droits ou poser une question concernant le traitement de vos données, écrivez à

privacy@wadu.be. Le Club peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier

l’identité de la personne à l’origine de la demande.

Si vous estimez que vos données personnelles ne sont pas traitées conformément à la réglementation,

vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données en Belgique

(APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles – www.autoriteprotectiondonnees.be.

Le site www.mywadu.be peut utiliser des cookies nécessaires à son fonctionnement ainsi que des

cookies optionnels en fonction des fonctionnalités activées. Lorsque la réglementation l’exige, les

cookies optionnels ne sont déposés qu’après le choix du visiteur via l’outil de gestion du consentement

du site.

Le Waterloo Ducks peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution de ses activités,

de ses outils ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur www.mywadu.be.

Version – octobre 2026

Responsable du traitement : Waterloo Ducks Hockey Club ASBL – Drève d’Argenteuil 23, 1410

Waterloo – n° d’entreprise 0418.067.822.